Oltre i luoghi comuni: tradurre professionalità, identità e valori in regole giuridiche chiare che generano fiducia e fanno bene al business
01. Il contratto è un alleato strategico del business
Prova a leggere questo passaggio tratto da un contratto reale di una grande compagnia telefonica:
"Il Cliente può scegliere in qualsiasi momento un fornitore alternativo di Servizi di roaming diverso da XXX, che saranno forniti sotto forma di pacchetto da qualsiasi fornitore alternativo o di Servizi dati in roaming che saranno forniti direttamente sulla rete ospitante da un fornitore alternativo di roaming" [1].
Cosa hai capito? Probabilmente poco o nulla. L’uso esagerato di frasi subordinate e le continue ripetizioni delle stesse parole rendono quasi impossibile districarsi.
È sempre stato così nei contratti, starai pensando.
Ora proviamo però a vedere il contratto con occhi diversi, non solo come un documento giuridico ma come uno strumento strategico del business.
Già nel 2007 Francesco Galgano osservava:
“Nella moderna società industriale il contratto è ormai disancorato dalla proprietà: assume una funzione a sé stante; diventa lo strumento caratteristico dell’attività imprenditoriale, diretta alla produzione e alla circolazione della ricchezza … il contratto, nato per attuare la circolazione della ricchezza, è utilizzato per creare, esso stesso, nuova ricchezza”
Ce lo conferma più di recente il World Benchmark Report 2021:
"Contratti ben redatti offrono un vantaggio competitivo. Sono fattori abilitanti per il business, strumenti positivi per la collaborazione e per risultati migliori."
02. Il contratto è strumento di comunicazione e relazione
Se ci pensi bene il contratto è uno strumento di comunicazione.
Ogni contratto è un messaggio che passa da chi lo scrive (l'emittente) a chi lo legge (il ricevente).
Ma soprattutto, come ogni comunicazione, si basa su una relazione che rispecchia i bisogni delle parti.
Di solito i bisogni di chi legge un contratto sono semplici:
- trovare facilmente le informazioni necessarie (senza che siano disperse, confuse o nascoste in continui rimandi)
- capirle (trovarle scritte in modo chiaro)
- saperle usare (per mettere in atto gli accordi nella parte che gli compete)
I bisogni di chi scrive un contratto dovrebbero essere altrettanto chiari:
- costruire fiducia con l'altra parte
- fornire tutte le informazioni necessarie in modo comprensibile
- rendere utilizzabili queste informazioni
03. Perché cambiare mentalità: dalla sfiducia alla fiducia basata sulla chiarezza
Il contratto è quindi uno strumento di business, comunicazione e relazione, e se non è chiaro genera sfiducia, distanza. Invece, ciò di cui abbiamo bisogno è costruire fiducia.
Questo vale ancor di più oggi. Viviamo in un momento in cui nessuna persona accetta più le cose "perché si è sempre fatto così", ma viene chiesto di dimostrare continuamente di meritare la fiducia.
Cittadini e cittadine, clienti, fornitori vogliono capire e poter dire la loro.
E per fare questo serve trasparenza, chiarezza e onestà nel linguaggio.
Alcune ricerche svolte all’estero [2] alcuni anni fa avevano dimostrato come comprensibilità e semplicità dei documenti aumentano la credibilità e la fiducia da parte di chi legge verso chi li ha predisposti. E dunque, applicato ai contratti, influenzano l’opinione sull’organizzazione che gli utenti si formano in merito, ad esempio, all’orientamento verso la trasparenza e il rapporto con la clientela, l’innovazione, la qualità e l’affidabilità.
Scrivere in modo chiaro un contratto significa anche esercitare il senso più profondo della vita sociale democratica. Anche nelle imprese o tra professionist*. È quindi anche una questione di responsabilità sociale ed etica:
"La correttezza della lingua è la premessa della chiarezza morale e dell'onestà. Molte mascalzonate e violente prevaricazioni nascono quando si pasticcia la grammatica e la sintassi" (Claudio Magris)
Recenti studi di Law and economics di Katri Nouslainen, ricercatrice della Harvard Law School, pubblicati nel 2022 e poi consolidati da ulteriori ricerche pubblicate da lei nel 2023 confermano quanto ti abbiamo fin qui raccontato.
Dalla chiarezza nei contratti possono derivare numerosi benefici in un business, che la ricercatrice individua in particolare in:
- tempi di negoziazione più brevi grazie a una comunicazione chiara
- aumento della fiducia reciproca e della solidità della relazione
- riduzione della ri-negoziazione e delle rotture
- diminuzione dell’ambiguità e del rischio di non-compliance
- risparmio nei costi di reclamo, giudiziari e amministrativi
- maggiori profitti e sviluppo di un business sostenibile. Il commercio è basato sulla fiducia: la fiducia reciproca è un terreno fertile per lo sviluppo di collaborazioni a lungo termine per ogni business
- vantaggio competitivo per chi, utilizzando questo nuovo approccio prima di concorrenti, riuscirà a ottenere la fiducia di nuovi clienti da consolidare nel tempo.
04. Quali nuovi strumenti per contratti efficaci
Hai mai pensato che l’innovazione è alla base del diritto e che la creatività, intesa come capacità di combinare competenze diverse per dare vita a soluzioni nuove, può essere una grande alleata del diritto? [3]
Negli ultimi anni si sono sviluppati nuovi strumenti al servizio del nostro scopo, qui ti parliamo di due in particolare: il Plain contract language e il Contract design.
Il Plain contract language
È un movimento nato negli anni '60 nel mondo anglosassone per avvicinare le persone alla lingua delle istituzioni. L'obiettivo è usare un linguaggio semplice, sine-plica: senza piega.
Per noi in Italia significa Plain Italian applicato ai contratti. Non si tratta di banalizzare o semplificare troppo, ma di rendere i contenuti accessibili e comprensibili senza perdere precisione giuridica.
Il Contract design
È l'applicazione del design thinking al mondo dei contratti. Il Contract design parte da un principio fondamentale: mettere al centro chi usa davvero il contratto (user-centered design).
Secondo la WorldCC Association, sono quattro gli aspetti fondamentali da considerare per un contratto user-centered:
- design - la struttura e l'organizzazione delle informazioni
- language - un linguaggio chiaro e accessibile
- relationship - la relazione tra le parti
- usability - la facilità d'uso concreta
Questi sono gli elementi che rendono un contratto non solo valido dal punto di vista giuridico, ma possono renderlo anche "bello". Perché la bellezza giuridica, come è stato scritto [4], è "un misto magicamente bilanciato di conformità, godibilità e chiarezza, intesa come capacità e facilità di assorbimento da parte dei fruitori finali".
05. Un contratto su misura che rappresenta il tuo business
Arriviamo allora al punto più concreto: come si costruisce un contratto che rappresenta davvero il tuo business?
Prima di scrivere o firmare qualsiasi contratto, fermati e chiediti:
- quali sono i miei valori e la mia identità?
- come voglio che funzioni la mia attività?
- quali comportamenti non accetto da clienti, fornitori o partner?
Un contratto su misura parte da te: da cosa vuoi per la tua attività e da come vuoi lavorare.
Valori, priorità e confini diventano regole giuridiche chiare:
a) oggetto e perimetro: dire no alle richieste extra non pagate, stabilire quante revisioni sono incluse, proteggere la proprietà dei materiali o prodotti
b) tempi e organizzazione: tempi di consegna realistici, orari di reperibilità, gestione delle urgenze
c) aspetti economici: compensi e condizioni chiare (termini e modalità di pagamento), gestione dei ritardi, protezione della stabilità economica
d) gestione delle criticità: cosa succede se il cliente cancella all'ultimo, se vuoi interrompere una collaborazione, se ci sono imprevisti o emergenze
e) responsabilità e tutele: limiti della responsabilità, gestione delle informazioni riservate, uso di strumenti e tecnologie (anche l'intelligenza artificiale)
Dunque, non solo clausole tecniche, ma strumenti per tradurre valori, priorità e confini in regole chiare. Un contratto chiaro che rappresenta un’attività:
- fa bene al business
- protegge davvero
- genera impatto positivo
- crea fiducia nella clientela
- parla di quella specifica realtà aziendale o professionale.
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[1] La citazione viene dal libro Che contratti! Progettare, scrivere, disegnare contratti semplici e chiari, L. Carpanè-V. Morlacchi, Milano, ed. Giappichelli, 2022
[2] Robert W. Benson & Joan B. Kessler, Legalese v. Plain English: An Empirical Study of Persuasion and Credibility in Appellate Brief Writing, 20 Loy. L.A. L. Rev. 301 (1987)
[3] Giovanni Pascuzzi, La creatività del giurista. Tecniche e strategie dell’innovazione giuridica, Bologna, Zanichelli, 2018
[4] Bolognini Luca, L’arte della privacy. Metafore sulla (non) conformità alle regole nell’era data-driven, Soveria Mannelli, Rubbettino, 2022
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