Legal design, Plain Language, Linee guida ISO, progetto Easy to Read, accessibilità digitale ed European Accessibility Act
Una comunicazione legale chiara e accessibile non è solo una questione di stile, ma un elemento fondamentale per costruire fiducia, garantire trasparenza e promuovere una compliance realmente efficace
Indice dei contenuti
Legal Design: innovazione e accessibilità
Il legal design è un approccio multidisciplinare che unisce diritto, design e tecnologia per progettare e creare servizi e prodotti legali più chiari e accessibili a tutte le persone. Si concentra sul punto di vista dell’utente finale del diritto, mettendo al centro le sue esigenze per garantire che l'informazione giuridica sia più facilmente comprensibile e utilizzabile, a beneficio della sua precisione ed esattezza.
Può trovare un utilizzo significativo nella compliance aziendale (es. nei contratti, regolamenti, policy) ma più in generale nella progettazione di sistemi, processi e documenti giuridici di organizzazioni, private e pubbliche, a beneficio delle stesse, delle persone che vi lavorano, dei clienti, cittadini e cittadine. L’utilizzo del legal design è anche una scelta etica e di responsabilità sociale d’impresa, anche rispetto agli obiettivi di sostenibilità dell’Agenda ONU 2030 per un diritto più equo e accessibile.
Gli strumenti principali del legal design sono:
1. architettura dell'informazione
Un testo chiaro e comprensibile deve avere una struttura ordinata, che permetta di navigare facilmente tra le informazioni, mettendo in evidenza gli aspetti chiave.Chi legge un testo giuridico si aspetta di capire subito gli aspetti fondamentali e orientarsi con facilità nel testo così da trovare subito le informazioni che cerca.2. Plain LanguageÈ la comunicazione che mette al primo posto chi legge il testo. Ne parliamo meglio tra poco.3. elementi visualiGli elementi grafici e visuali, come tabelle, icone, check-list e diagrammi, migliorano la leggibilità dei documenti, rendendoli più chiari e più facili da navigare.4. (legal) design thinkingIl (legal) design thinking è un approccio che pone al centro la persona, con lo scopo di integrare i bisogni delle persone con la tecnologia e gli obiettivi dell'ente.Non è solo un processo articolato in 5 fasi (creare empatia, definire il problema, cercare le soluzioni, realizzare il prototipo, fare i test), ma è soprattutto l'acquisizione della mentalità del designer e l'utilizzo dei meccanismi e degli strumenti di progettazione del design.È un approccio di problem solving.5. user-experienceProgettare documenti giuridici intuitivi, facili da navigare e comprendere è fondamentale per migliorarne l'usabilità e l'efficacia.
Il Plain Language: la comunicazione che mette al primo posto chi legge
Il Plain Language è la comunicazione che mette al primo posto chi legge il testo per favorire trasparenza e comprensione.
Una comunicazione è scritta in un linguaggio chiaro (plain language) se la sua redazione, la sua struttura e il suo design sono così chiari che i lettori a cui è indirizzata possono facilmente trovare le informazioni di cui hanno bisogno, capirle e usarle.
Una scrittura chiara, quindi, dice a chi legge esattamente ciò che ha bisogno di sapere senza utilizzare parole o espressioni non necessarie, e va a beneficio anche della precisione.
Il Plain Language si può articolare in un processo di scrittura in tre fasi:
- progettazione: si individuano le persone destinatarie e le loro esigenze, lo scopo della comunicazione e le informazioni necessarie
- stesura del testo: si organizzano e si scrivono le informazioni rispettando precise regole linguistiche, sintattiche, morfologiche, lessicali
- revisione: si verifica l’efficacia di ciò che è stato scritto
Un esempio di alcune prime semplici regole di scrittura dal Plain Language?
- utilizza frasi brevi, con i concetti principali all’inizio
- preferisci le frasi in forma attiva e non in forma passiva (quando possibile)
- usa il lessico/vocabolario che probabilmente il tuo lettore conosce
- evita i tecnicismi non necessari (che nulla hanno a che vedere con i termini tecnici necessari e insostituibili), le forme arcaiche, i latinismi
- non eccedere con gli acronimi e le abbreviazioni
- utilizza un linguaggio positivo.
Il tipo di linguaggio che scegliamo di usare nelle aziende, negli enti pubblici e nelle nostre professioni non è solo forma, ma è una scelta etica e politica, di democrazia, di identità professionale e responsabilità d’impresa.
Proprio per questo abbiamo aderito a PLAIN – Plain Language Association International, un'organizzazione globale che promuove l'uso nelle professioni di un linguaggio chiaro e comprensibile nei documenti legali, amministrativi e aziendali, favorendo la trasparenza, l'accessibilità e una comunicazione più efficace tra professionisti e cittadini.
Le Linee guida ISO sul Plain Language
Dal 2023 il Plain Language è anche oggetto delle Linee guida ISO 24495-1:2023, uno standard internazionale con lo scopo di aiutare a scrivere documenti chiari, concisi ed efficaci scritti in linguaggio semplice (Plain language).
Le linee guida ISO possono essere applicate a qualsiasi documento scritto, indipendentemente dal suo contenuto.
Le linee guida definiscono i principi per la scrittura con un linguaggio semplice di contenuti che consentano a chi legge di fare 4 cose:
- ricevere ciò che gli serve (relevant)
- trovarlo (findable)
- capirlo (understandable)
- poterlo usare (usable)
Scrivere Chiaro: il documento della Commissione Europea
Il tema della chiarezza nella comunicazione è stato affrontato anche dalla Commissione Europea che ha sviluppato il documento Scrivere Chiaro con l'obiettivo di migliorare la qualità della comunicazione pubblica e favorire un'interazione più trasparente tra istituzioni e cittadini.
Scrivere Chiaro è una guida pratica elaborata dalla Commissione Europea per aiutare funzionari, giornalisti e comunicatori istituzionali, redattori di documenti normativi e ogni tipo di azienda od organizzazione a redigere testi semplici, chiari e accessibili.
Questo approccio risponde alla necessità di rendere i documenti ufficiali più comprensibili per tutti, indipendentemente dal livello di istruzione o dalla conoscenza specifica di un settore.
I principi chiave del documento della Commissione UE sono:
- linguaggio semplice: utilizzare parole di uso comune ed evitare gergo tecnico o burocratico
- frasi brevi e strutturate: evitare periodi complessi e utilizzare una sintassi diretta
- struttura logica: organizzare le informazioni in sezioni, con titoli e sottotitoli
- uso di elenchi e tabelle: aiutano a visualizzare meglio le informazioni
- focus sul lettore: scrivere tenendo conto delle esigenze e delle conoscenze del pubblico di riferimento
Un linguaggio chiaro e diretto aiuta a ridurre la distanza tra istituzioni e cittadini, migliorando la fiducia e la trasparenza. Inoltre, una comunicazione efficace riduce il rischio di malintesi, migliora l'efficienza amministrativa e favorisce l'inclusione sociale.
Il progetto Easy to Read: accessibilità e inclusione nella comunicazione
L'accesso alle informazioni è essenziale per partecipare attivamente alla società. Tuttavia, non tutte le persone hanno le stesse capacità di comprensione e lettura.
Il progetto Easy to Read, elaborato dal programma Inclusion Europe con il supporto dall’UE, nasce proprio con l'obiettivo di rendere i contenuti scritti più accessibili a tutti, in particolare a persone con disabilità cognitive, difficoltà di apprendimento o con una conoscenza limitata della lingua.
Il progetto ha elaborato delle linee guida per scrivere testi chiari, semplici e strutturati in modo da facilitare la lettura e la comprensione per tutte le persone, in particolare a:
- persone con disabilità cognitive o intellettive
- anziani con difficoltà di lettura
- persone con disturbi dell'apprendimento (es. dislessia)
- persone straniere che stanno imparando una nuova lingua. una nuova lingua.
I principi fondamentali alla base del progetto sono:
- uso di un linguaggio semplicelinguaggio semplice: evitare parole complesse o tecniche e preferire frasi brevi e dirette
- struttura chiara: i testi devono essere ben organizzati, con titoli e sottotitoli chiari
- utilizzo di immagini: le immagini possono aiutare a comprendere meglio il testo
- caratteri leggibili: preferire font chiari e di dimensioni adeguate
- spiegazioni aggiuntiveni aggiuntive: in caso di concetti difficili, fornire esempi o definizioni semplici
Il progetto ha creato anche un logo che può essere usato su documenti che rispettano i parametri indicati nella guida e che, di conseguenza, è più facile da leggere e capire per una persona con disabilità, disturbi specifici o semplicemente straniera.
Perché è importante? Perché garantire l'accessibilità delle informazioni è un dovere fondamentale per chi svolge un’attività a favore di un pubblico di persone, a maggior ragione se è un ente pubblico, e un diritto fondamentale di ogni persona.
Un linguaggio chiaro e comprensibile permette a tutti di partecipare attivamente alla società, migliorando l'autonomia personale e la qualità della vita. Inoltre, rendere i testi più accessibili non solo aiuta chi ha difficoltà, ma migliora la comunicazione per tutti.
L’accessibilità digitale: European Accessibility Act
L’accessibilità digitale è la capacità dei sistemi informatici, come siti web e app, di fornire servizi e informazioni utilizzabili da chiunque e in ogni situazione. Un servizio accessibile offre una buona esperienza d’uso e promuove un ambiente digitale equo.
L’accessibilità non è un tema legato solo alla comunicazione, verbale o scritta, ma anche ai prodotti e servizi digitali.
L’Unione Europea ha infatti adottato la direttiva European Accessibility Act (EAA) (Direttiva UE 2019/882) che mira a garantire l'accessibilità di prodotti e servizi digitali per tutte le persone, in particolare alle persone con disabilità. È stata adottata nel 2019 ed entrerà in vigore il 28 giugno 2025.
L’EAA ha l’obiettivo di armonizzare i requisiti di accessibilità per una vasta gamma di prodotti digitali così da creare un ambiente digitale inclusivo, eliminando le barriere che le persone con disabilità incontrano nell’accesso a tecnologie e servizi digitali.
L’importanza della direttiva EAA è evidente se si considerano i dati pubblicati da Eurostat nel 2023 sulla disabilità nell’Unione Europea: in Europa un adulto su quattro vive con una disabilità, ossia 101 milioni di persone, il 27% della popolazione dell’UE. Una parte significativa della popolazione europea, quindi, necessita di esigenze specifiche legate a disabilità fisiche, cognitive, sensoriali o mentali.
Chi è interessato dalla normativa? La normativa si applica a tutte le aziende (private e pubbliche) che offrono prodotti e servizi digitali accessibili ai cittadini dell'UE. Anche le aziende non europee che operano nel mercato UE devono conformarsi all'EAA.
L'EAA prevede eccezioni per le microimprese, definite come aziende con meno di 10 dipendenti e un fatturato annuo inferiore a 2 milioni di euro.
Tuttavia, tutte le aziende sono incoraggiate a perseguire l'accessibilità per garantire che i loro servizi siano inclusivi e accessibili a tutti gli utenti.
Per quali prodotti e servizi? I prodotti e servizi soggetti ai requisiti di accessibilità previsti dall’EAA sono vari, come:
- hardware e sistemi operativi
- terminali di pagamento (es. bancomat)
- servizi di e-commerce
- servizi di trasporto pubblico
- lettori e-book e servizi di media audiovisivi
- servizi di comunicazione elettronica
In Italia il tema dell’accessibilità dei prodotti digitali è stato introdotto dalla Legge Stanca (Legge n. 4/2004) che già imponeva obblighi di accessibilità digitale principalmente alle pubbliche amministrazioni e ad alcune categorie di aziende. L'EAA estende questi obblighi a una più ampia gamma di prodotti e servizi nel settore privato.
Dal 28 giugno 2025, tutti i nuovi prodotti e servizi introdotti sul mercato europeo dovranno essere conformi ai requisiti di accessibilità stabiliti dalla direttiva EAA. I prodotti e servizi dovranno riportare la dichiarazione di accessibilità, che dovrà essere aggiornata annualmente entro il 23 settembre, seguendo le linee guida dell’AgID.
Le sanzioni per la non conformità ai requisiti possono includere il ritiro del prodotto dal mercato, l’oscuramento del servizio o il ritiro dagli store online e sanzioni amministrative pecuniarie.
I benefici che possono derivare dalla conformità dei prodotti e servizi digitali, oltre a evitare sanzioni, sono numerosi:
- migliore usabilità
- aumento della competitività: le aziende che adottano pratiche inclusive possono raggiungere un pubblico più ampio
- innovazione
