Accordi di riservatezza semplici e chiari per proteggere il business
Stai per condividere una nuova idea con un potenziale collaboratore o partner commerciale. Hai appena avviato una trattativa per cedere una parte della tua attività. Stai coinvolgendo un fornitore esterno che avrà accesso a dati riservati della tua clientela.
In tutti questi casi, ti fidi. Ma fidarsi non basta.
E le parole sono lo strumento per dare forma e contenuto a quell'impegno. Nell’articolo ti raccontiamo alcune cose da sapere sugli accordi di riservatezza: quando servono, cosa devono contenere, perché riguardano anche la concorrenza sleale e l'intelligenza artificiale e perché un NDA scritto in modo chiaro, che chi firma riesce a leggere e capire, è più efficace di un accordo troppo complicato e corre meno rischi di non funzionare.
01. Cos'è un NDA e quando serve
Un NDA è un accordo con cui una o più parti si impegnano a non divulgare informazioni riservate ricevute nell'ambito di una relazione commerciale o professionale.
Serve ogni volta che condividi qualcosa che non vuoi che finisca nelle mani sbagliate o venga usato per scopi diversi da quelli per i quali l’hai condivisa: una strategia commerciale, un progetto creativo, dati finanziari, il know-how che hai costruito nel tempo, informazioni sulla clientela.
Nella pratica, è indispensabile in situazioni come queste:
stai avviando trattative con potenziali acquirenti o investitori e devi mostrare loro dati dell’attività coinvolgi collaboratori o collaboratrici, consulenti o fornitori che entreranno in contatto con informazioni riservate stai sviluppando un nuovo prodotto o servizio e hai bisogno di testarlo o presentarlo prima del lancio
02. Cosa deve contenere un buon accordo
Un NDA efficace non è un modello generico scaricato da internet. Ogni situazione è diversa, e un accordo su misura fa la differenza tra una protezione reale e una protezione solo apparente.
Gli elementi che non possono mancare sono:
identificazione delle parti: chi si impegna alla riservatezza e nei confronti di chi definizione delle informazioni riservate: questo è il cuore dell'accordo. Bisogna essere precisi: documenti tecnici, strategie commerciali, dati finanziari, progetti creativi, elenchi clienti, processi interni, know-how. Più è chiaro cosa si protegge, più è facile far valere l'accordo in caso di violazione. Non possono rientrare nella protezione le informazioni già pubbliche, note al destinatario o generiche idee non definite in modo concreto obblighi di riservatezza: non solo il divieto di divulgazione, ma anche l'obbligo di usare le informazioni solo per lo scopo definito nell'accordo, di limitarne l'accesso all'interno dell'organizzazione e di restituire o distruggere i documenti al termine della collaborazione durata: per quanto tempo l'obbligo di riservatezza rimane in vigore. In alcuni settori, come quello tecnologico, è fondamentale che la durata sia adeguata al ciclo di vita delle informazioni protette. È importante distinguere tra la durata del contratto e quella dell’obbligo di riservatezza, che spesso continua anche dopo la fine del rapporto. La scelta della durata deve essere coerente con il valore e la sensibilità delle informazioni: non tutte richiedono lo stesso livello di protezione nel tempo conseguenze in caso di violazione: penali, risarcimento del danno, inibitoria, misure cautelari. Senza conseguenze definite, l'accordo perde parte della sua forza deterrente limitazioni di responsabilità, ad esempio per eventuali violazioni non intenzionali, purché siano comunicate tempestivamente e gestite in buona fede legge applicabile e giurisdizione, soprattutto quando le parti sono di nazionalità diversa, è essenziale definire quale legge regola il contratto e quale giudice è competente in caso di controversia.
03. NDA e concorrenza sleale
Immagina che un ex collaboratore, dopo aver avuto accesso alle tue strategie commerciali, vada a lavorare per un concorrente diretto e usi quelle informazioni a tuo danno. Oppure che un fornitore utilizzi il know-how che gli hai condiviso per replicare i tuoi servizi.
Possono essere casi di concorrenza sleale, ossia comportamenti scorretti che danneggiano un'impresa o un professionista sul mercato. Se ne occupa l’art. 2598 del codice civile, che prevede diverse tutele: dall'inibitoria al risarcimento del danno fino alla pubblicazione della sentenza.
Ma per una tutela più efficace, è più semplice se esiste un NDA firmato. L'accordo di riservatezza diventa una prova chiara scritta che quella persona sapeva quali informazioni erano riservate e si era impegnata a non usarle o divulgarle.
L’NDA non vieta la concorrenza, ma aiuta a dimostrare quando viene superato il limite della correttezza. Le regole sulla concorrenza non impediscono di competere, ma vietano l’uso scorretto di informazioni e comportamenti non leali.
In questo senso, NDA e regole della concorrenza lavorano insieme: due strumenti diversi, ma complementari, per proteggere il business.
04. NDA e intelligenza artificiale
Hai costruito un sistema per proteggere i dati della tua attività: password sicure, accessi limitati, archivi digitali protetti, accordi di riservatezza con chi collabora con te.
Poi arriva l'intelligenza artificiale. E improvvisamente incolli in ChatGPT o un altro strumento IA un contratto riservato, una strategia commerciale, una mail con i dettagli di un cliente. Senza pensarci troppo, senza chiederti dove vanno quei dati.
Il problema è reale. A seconda dello strumento e delle impostazioni, quei dati potrebbero essere usati per addestrare il modello, restare sui server per un tempo indefinito, essere potenzialmente accessibili ad altre persone.
Un NDA firmato con chi collabora con te non copre automaticamente l'uso degli strumenti IA. Inserire informazioni riservate può, in alcuni casi, portare a una violazione degli obblighi di riservatezza.
Se il tuo team usa questi strumenti nel lavoro quotidiano, è necessario definire policy con regole chiare su cosa si può o non si può inserire nei sistemi di intelligenza artificiale, quando è necessario anonimizzare i dati. E soprattutto formare e informare le persone di conseguenza, perché il rischio nasce spesso da un uso inconsapevole.
Il punto non è rinunciare all'IA ma usarla con la stessa consapevolezza che useremmo in qualsiasi altra situazione in cui condividiamo informazioni riservate.
05. Non basta firmare, è importante firmare un accordo chiaro ed efficace
Un NDA scritto male può dare una falsa sensazione di sicurezza. Durate inadeguate o sanzioni simboliche possono rendere l'accordo difficile da far valere nel momento in cui ce ne fosse bisogno. Ma anche clausole troppo generiche o definizioni vaghe delle informazioni protette possono rendere più difficile la comprensione e dare origine a controversie in fase di applicazione.
Prima di firmare - o di proporre la firma - vale la pena farsi alcune domande: questo accordo copre le informazioni che voglio proteggere? Le conseguenze in caso di violazione sono concrete? Gli obblighi sono chiari per entrambe le parti?
Un accordo che non si capisce rischia di non funzionare. Proprio l’aspetto della chiarezza viene, infatti, spesso trascurato: un NDA efficace non è solo quello con il contenuto necessario, ma anche quello che chi lo firma riesce a leggere, capire e applicare. Un accordo scritto in modo oscuro, con frasi lunghe e tecnicismi non necessari, rischia di restare lettera morta. Le persone firmano senza aver compreso cosa si stanno impegnando a fare - e questo è un problema, sia per chi vuole tutelare le proprie informazioni, sia per chi rischia di violare obblighi che non ha mai capito. La chiarezza va a benefico della precisione e correttezza giuridica.
Perché la chiarezza non è solo una questione di stile: è una scelta di efficacia.
Applicare i principi del Plain Language e del legal design a un accordo di riservatezza significa strutturarlo in modo logico, usare un linguaggio diretto, spiegare i concetti chiave senza dare nulla per scontato. Significa, ad esempio, definire con chiarezza cosa si intende per "informazione riservata" in quel contesto specifico, descrivere in modo concreto cosa può e non può fare chi riceve quelle informazioni, e rendere immediatamente comprensibili le conseguenze in caso di violazione. Un testo ben scritto riduce i malintesi, facilita il rispetto degli obblighi e, in caso di controversia, è più semplice da far valere.
Un documento chiaro costruisce anche fiducia. Proporre un NDA scritto in modo comprensibile non è solo una buona pratica legale: è anche un segno di professionalità e rispetto nei confronti di chi lo deve firmare. Mostra che non si ha nulla da nascondere, che gli obblighi sono equilibrati e che ci si aspetta che vengano rispettati - non aggirati. In questo senso, un accordo di riservatezza ben fatto diventa anche uno strumento di relazione, non solo di protezione.
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