Vantaggio competitivo, quali policy in concreto, errori comuni, come scriverle seguendo le ISO 24495, l’impatto sulla sostenibilità e come renderle operative
01. Un vantaggio competitivo
Hai mai pensato alle regole come a un possibile vantaggio competitivo?
Un noto giurista [1] diceva che il diritto è la vita umana riassunta dalle leggi che la regolano.
Quindi se la vita, anche imprenditoriale o professionale, deve avere delle regole, è fondamentale che queste siano conosciute e comprese dalle persone.
Le policy possono essere allora lo strumento che contiene le regole scritte per gestire situazioni concrete e quotidiane: cosa fare quando si usano gli strumenti digitali aziendali, come comportarsi con i dati personali, quali sono i valori che guidano le decisioni.
Le policy non devono essere scritte solo per dire "l'abbiamo fatto" o per rispettare un obbligo di legge. Sono strumenti pratici che fanno funzionare meglio un’organizzazione perché permettono di:1. prevenire i rischi prima che si trasformino in problemi
2. proteggere l'azienda e le persone che ci lavorano da situazioni poco chiare o ambigue
3. creare regole chiare che tutte le persone possono seguire, altrimenti ogni persona si comporta come crede
4. costruire una cultura aziendale condivisa
È allora necessario un cambio di mentalità.
Troppo spesso le policy vengono dimenticate subito dopo essere state scritte. Vengono fatte per obbligo, con un linguaggio incomprensibile, senza coinvolgere le persone che dovranno usarle.
Il cambio di mentalità parte da qui: le policy devono essere uno strumento che parte dalle persone e deve vivere nell’organizzazione per diventare un vantaggio competitivo.
02. Qualche policy che la tua organizzazione dovrebbe avere
Prima di tutto, il Codice Etico. In realtà non è una policy, ma è il documento che raccoglie i valori e i principi. È la "bussola" che guida i comportamenti e le altre policy. Dice chi si vuole essere come organizzazione, quali sono i propri valori, come ci si vuole relazionare con la clientela, fornitori, personale.
Ogni organizzazione poi può avere bisogno di policy specifiche in base al suo settore e alle sue attività. Alcune possono essere un punto di partenza da valutare per tutte le organizzazioni:
policy sull'uso degli strumenti informatici e dispositivi
Regola l'uso di computer, e-mail, internet, smartphone e tablet aziendali. Definisce cosa si può fare e cosa no, quali sono i limiti dell'uso personale, come proteggere le informazioni aziendali. È fondamentale per prevenire rischi di sicurezza informatica e un uso improprio delle risorse aziendali
policy sulla privacy e trattamento dei dati personali
Definisce come l'azienda raccoglie, usa e protegge i dati personali della clientela, fornitori, personale. Riguarda sia i dati trattati con sistemi informatici che cartacei. Può essere uno strumento per costruire fiducia e trasparenza con tutte le persone che entrano in contatto con l’organizzazione
policy DE&I (Diversity, Equity and Inclusion)
Definisce l'impegno dell'azienda per creare un ambiente di lavoro inclusivo, equo e rispettoso di tutte le diversità: di genere, età, orientamento, provenienza, abilità. Non è un documento "bello da mostrare" o un esercizio di marketing: è uno strumento pratico per prevenire discriminazioni, favorire la partecipazione di tutte le persone e costruire una cultura aziendale realmente inclusiva
social media policy
Stabilisce le regole per l'uso dei social network, sia quando si parla a nome dell'azienda sia quando può esserci un collegamento all'azienda. Definisce i confini, protegge la reputazione e aiuta a evitare errori che potrebbero costare caro
policy per l’uso dell’IA
Di più recente rilevanza rispetto alle altre e sempre più necessaria per la diffusione dell’IA (da ChatGPT a Copilot, da strumenti di analisi dei dati a chatbot). Definisce come e quando si può usare l’IA nel lavoro: quali strumenti, quali dati si possono inserire, quali limiti rispettare, la necessità della supervisione umana. La policy aiuta a prevenire rischi legati alla sicurezza dei dati, alla proprietà intellettuale, alle responsabilità e alla conformità con le normative europee e italiane.
03. Gli errori più comuni
Ci sono alcuni errori comuni che spesso troviamo quando ci viene chiesto di riprogettare policy esistenti magari datate oppure “aggiustate” guardando quelle di altre realtà:
- lunghezza eccessiva
- linguaggio troppo tecnico o burocratico di difficile comprensione
- regole poco chiare su conseguenze e sanzioni
- mancanza di coinvolgimento del personale
04. Come scrivere policy chiare ed efficaci: le ISO 24495 sul linguaggio chiaro e gli altri strumenti
Per noi un ottimo approccio da cui partire per policy (e documenti giuridici in generale) più efficaci è avere cura della chiarezza della scrittura.
La chiarezza della scrittura è un valore aggiunto per ogni tipo di comunicazione. Forse ancor più se la comunicazione è quella legale che contiene regole, diritti e obblighi, divieti e sanzioni che è fondamentale capire, conoscere e poter mettere in pratica.
Negli ultimi anni sono state pubblicate alcune norme dedicate proprio alla chiarezza del linguaggio che ci possono venire in aiuto in questo obiettivo un po’ ambizioso:
- le UNIISO 24495-1:2024 dal titolo “Linguaggio chiaro - Parte 1: Principi e linee guida” (già tradotte in italiano)
- le ISO 24495-2:2025 dell’agosto 2025 dedicate specificamente al linguaggio giuridico dal titolo “Plain language - Part 2: Legal communication” che integrano la prima parte generale (per ora disponibili in inglese e francese).
Il linguaggio chiaro è una forma di comunicazione che mette chi legge al primo posto.
Le Linee guida definiscono i principi per la scrittura di contenuti con un linguaggio chiaro, ossia che consenta a chi legge di fare 4 cose:
- ricevere le informazioni pertinenti, che gli/le servono (relevant)
- trovarle facilmente (findable)
- capire le informazioni che ha trovato (understandable)
- poterle usare per le proprie necessità (usable)
“Studi approfonditi hanno dimostrato che scrivere in linguaggio chiaro fa risparmiare tempo o denaro, o entrambi, ai lettori e alle organizzazioni. Inoltre, è più efficace e produce risultati migliori oltre al fatto che i lettori lo preferiscono. Per le organizzazioni, il linguaggio chiaro è un mezzo importante per costruire un rapporto di fiducia con i lettori. infine, ii processo di traduzione è più efficiente per i documenti rispetto a documenti difficili da comprendere.” [2]
Ma per avere policy più efficaci non abbiamo a disposizione solo gli strumenti e le Linee guida per un linguaggio verbale più chiaro. Ci sono anche l’architettura dell’informazione, gli elementi visuali, i principi e gli strumenti del design thinking, i supporti dalla tecnologia, la user experience.
Lo scorso anno avevamo dedicato un’intera newsletter proprio alla comunicazione legale chiara e accessibile, agli strumenti e ad alcuni progetti dedicati.
05. L’impatto sugli obiettivi di sviluppo sostenibile
Scrivere policy chiare e comprensibili non ha solo un valore organizzativo o giuridico. Ha anche un impatto diretto sulla sostenibilità di un’organizzazione, soprattutto rispetto al profilo sociale ed economico, nella prospettiva degli obiettivi di sviluppo sostenibile dell’Agenda ONU 2030.
Una comunicazione delle regole pensata per le persone è una forma concreta di responsabilità sociale perché incide sul modo in cui le persone lavorano.
In questa prospettiva, policy ben scritte contribuiscono a una crescita economica responsabile (obiettivo 8). Quando le regole sono chiare, diminuiscono gli errori operativi, si riducono i costi legati al contenzioso e i processi diventano più efficienti. Le persone sanno cosa fare e come farlo, lavorano meglio e in un clima più sereno. È anche un segnale verso l’interno: l’organizzazione dimostra di investire nelle relazioni e nel benessere delle persone.
La chiarezza delle policy è poi uno strumento per ridurre le disuguaglianze (obiettivo 10).
Documenti comprensibili permettono a tutte le persone, indipendentemente dal livello di istruzione, di capire i propri diritti e doveri. La chiarezza è inclusione: significa rendere accessibili le informazioni anche a chi ha difficoltà di lettura, a chi non è madrelingua o a chi ha disabilità cognitive.
Un linguaggio trasparente e accessibile è anche parte integrante di una produzione e di un consumo responsabili. Un’azienda che comunica in modo chiaro dimostra responsabilità verso clienti, fornitori e stakeholder. Policy su privacy, uso dei dati o comportamenti aziendali diventano veri strumenti di accountability, perché spiegano cosa l’organizzazione fa, come lo fa e perché: sono una componente di una governance responsabile e manifestazione di responsabilizzazione delle aziende nello sviluppo del loro business (obiettivo 12).
La chiarezza delle regole incide anche sulla qualità delle relazioni e sulla gestione dei conflitti(obiettivo 16).
Policy comprensibili riducono le incomprensioni, e quindi il contenzioso, sia interno sia esterno e aumentano la fiducia nelle regole e nelle istituzioni, anche quelle aziendali e pongono la base per costruire rapporti solidi e duraturi.
Per questo, scrivere policy chiare non è solo un esercizio stilistico. È una scelta etica e strategica, che guarda al futuro dell’organizzazione e delle relazioni che costruisce.
Hai mai pensato che impatto potrebbe avere una comunicazione legale davvero pensata per le persone?
06. Dal documento alla pratica: come far vivere le policy in azienda
E poi un’ultima riflessione. Le policy devono vivere nell’azienda, non restare un esercizio di stile o un adempimento burocratico, come spesso accade.
Perché sia così, serve avere cura di almeno 3 aspetti:
- formazione del personale: momenti dedicati in cui si presentano, si spiegano con esempi pratici, si risponde alle domande, si chiariscono i dubbi
- comunicazione e diffusione (dove metterle? come farle conoscere?)
- monitoraggio e aggiornamento periodico: l'azienda cambia, vengono approvate nuove normative, nascono nuove situazioni che prima non esistevano (pensiamo all'intelligenza artificiale). Periodicamente, quindi, è importante verificare se funzionano, se le persone le usano, se vanno integrate, se sono ancora attuali.
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