Privacy, regolamento sull'uso degli strumenti aziendali e social media
1. Policy sulla privacy e protezione dei dati personali
La privacy policy non è (solo) l’informativa sul sito. Riguarda come l’azienda gestisce i dati personali di clienti, fornitori, dipendenti: chi può accedere a quali informazioni, con quali strumenti, per quanto tempo, con quali cautele.
È il documento che risponde a domande concrete del team:
- posso inviare questo elenco di clienti via email?
- come devo conservare i CV ricevuti?
- posso tenere una copia dei documenti sul mio PC personale?
- posso usare il mio account personale per mandare un preventivo?
- devo chiedere il consenso prima di inserire un nuovo contatto nella mailing list della newsletter?
Senza regole chiare, ogni persona decide in autonomia. E questo rischia di portare a violazioni che possono essere evitate.
Una privacy policy chiara riduce il rischio di sanzioni, data breach e perdita di fiducia.
2. Regolamento sull’uso degli strumenti IT e dispositivi aziendali
Oggi lavoriamo tutti con PC, email, smartphone, accessi ai gestionali, cloud. Ma senza regole chiare, i rischi di sicurezza informatica si moltiplicano:
- email aziendale usata per registrarsi a siti ad uso personale
- password salvate sul browser o scritte su post-it
- file aziendali caricati su dropbox personali
- software scaricati senza controllo.
Per contenere questi rischi serve un regolamento sull’uso degli strumenti IT e dispositivi aziendali per spiegare in modo semplice cosa è consentito, cosa non lo è, come vengono effettuati eventuali controlli, come vanno gestite password, salvataggi e condivisioni di file.
Quando le regole sono chiare prima, si evitano molti problemi dopo (disciplinari, sicurezza informatica, data breach).
In questo post Instagram ti raccontiamo come abbiamo progettato un regolamento su misura per una PMI usando il legal design, perché le regole fossero più chiare e comprensibili
3. Social media policy
I social media sono ormai parte della vita aziendale: molte azienda hanno loro account ufficiali, ma quasi sempre ormai tante persone hanno propri profili personali. Capita spesso che dipendenti parlino del proprio lavoro, condividano foto dell'ufficio, commentino notizie di settore.
Una social media policy può essere utile per aiutare l'azienda ad evitare rischi concreti, come:
- un* dipendente condivide informazioni riservate su un progetto non ancora pubblico
- qualcuno posta un commento che danneggia la reputazione dell'azienda
- viene diffusa un'immagine di un* cliente senza autorizzazione
- un* dipendente usa i social per attaccare un concorrente a nome dell'azienda.
Una social media policy chiara può aiutare il personale a orientarsi tra domande come:
- posso condividere foto dell'ufficio o di eventi aziendali?
- cosa devo fare se ricevo critiche o commenti negativi sull'azienda?
- posso parlare di clienti con cui lavoriamo?
- come devo comportarmi se gestisco gli account social aziendali?
Il documento non serve a limitare la libertà di espressione, ma a proteggere sia l'azienda che le persone che ci lavorano. Previene crisi comunicative, tutela la reputazione del brand, evita la diffusione di informazioni riservate e garantisce una comunicazione coerente.
Perché avere policy aziendali chiare fa la differenza?
Aiutano l'impresa a prendere decisioni più rapide e coerenti, le persone a sapere come comportarsi, la clientela a fidarsi di più.
La compliance è fatta dalle persone e se le persone non sanno cosa devono fare, è più probabile che non si comportino in maniera corretta. Persone che lavorano bene perché sanno cosa devono fare possono fare la differenza.
Oltre a queste 3 policy, ti rinviamo alla lettura di nostri precedenti articoli sul blog su:
- policy DE&I, che trovi qui
- codice etico aziendale, che puoi leggere qui
E nella tua azienda?
Hai questi documenti? Sono aggiornati? Ma soprattutto: le persone le conoscono e le usano?
Se la risposta è "più o meno" o "dovrei controllare", è da qui che bisogna partire.
Perché una policy che nessuna persona legge non protegge né l’azienda né le persone.
Se vuoi approfondire uno di questi aspetti per la tua realtà, scrivici a info@belegalstudio.it
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