Come gestire le responsabilità mentre sei in ferie: dati, contratti, deleghe
Agosto si avvicina e con lui l'esigenza di staccare un po’: chiudere il computer, spegnere le notifiche, prendersi una pausa vera.
C'è però un aspetto da conoscere prima di partire: alcuni obblighi non si fermano con te. Contratti, dati dei clienti, scadenze: continuano a esistere anche durante la tua assenza.
Non è un motivo per preoccuparsi ma è un aspetto da organizzare prima di partire e richiede meno tempo di quanto si pensi.
In questo articolo vediamo insieme: come mettere in sicurezza documenti e spazi di lavoro prima di chiudere, come delegare senza perdere il controllo, come gestire scadenze e dati personali mentre sei via e come rientrare senza sorprese.
Aspetti diversi con un obiettivo: partire in tranquillità e tornare senza pensieri.
01. La porta dell'ufficio si chiude, la responsabilità no
Quando chiudi lo studio o l'ufficio per le ferie, tutto sembra "in pausa": documenti, fascicoli, computer, tutto fermo e al sicuro. In realtà, la sicurezza degli spazi fisici è un aspetto di compliance, non solo una questione di ordine.
Un documento lasciato sulla scrivania, un armadio non chiuso a chiave, un fascicolo visibile ad esempio a chi si occupa delle pulizie sono situazioni che possono generare un problema concreto.
Alcuni controlli utili da fare prima di partire:
- documenti cartacei e fascicoli della clientela: vanno riposti in armadi o cassetti chiusi, non lasciati su scrivanie o superfici visibili
- nessuna informazione sensibile in vista: è bene togliere i classici post-it appesi agli schermi del PC con le password/username oppure appunti su clienti o pratiche
- verificare chi ha accesso ai locali durante l'assenza: chi entra per la manutenzione o le pulizie ha davvero bisogno di accedere anche al locale archivio? Con quale autorizzazione?
02. Delegare sì, ma solo dopo averci pensato
Non tutti hanno un collaboratore o una sostituta durante le ferie. Se lavori da solo/a, la domanda non è a chi delegare, ma cosa gestire da remoto, cosa può aspettare il rientro e cosa invece è meglio risolvere prima di partire. Definirlo in anticipo evita di ritrovarsi a lavorare in spiaggia per mancanza di pianificazione.
Se invece hai una persona che ti copre durante l'assenza, la delega non è solo un accordo organizzativo: ha implicazioni precise su cosa può fare chi ti sostituisce e fino a dove.
Il primo punto da chiarire è questo: delegare un'attività non significa trasferire la responsabilità. Se qualcosa va storto durante la tua assenza, la responsabilità resta in capo a te. Chi ti sostituisce agisce per conto tuo, non al posto tuo.
Per questo è importante che la delega sia scritta e contenga alcune indicazioni:
- quali attività può svolgere la persona delegata
- quali decisioni può prendere autonomamente e quali invece richiedono la tua autorizzazione
- quali strumenti e accessi vengono forniti e per quanto tempo.
Sul tema degli accessi vale una regola semplice: la persona delegata accede solo a ciò che serve per svolgere i compiti assegnati, non a tutto. Accessi troppo ampi, oltre a essere inutili, aumentano i rischi in caso di problemi. E’ sempre uno dei principi base nel trattamento dei dati.
03. Le scadenze non conoscono agosto
Contratti, preventivi da confermare, consegne in corso, rinnovi automatici: alcune di queste cose cadono proprio in agosto, indipendentemente da dove sei.
La prima cosa da fare prima di partire è una verifica semplice ma concreta: aprire i contratti attivi e controllare cosa scade durante la tua assenza. È un'operazione che permette di evitare situazioni spiacevoli al rientro o peggio, durante le ferie.
Per ciascuna scadenza rilevante, ci possono essere tre opzioni:
- gestirla prima di partire, anticipando l'adempimento dove possibile
- delegarla, se hai qualcuno disponibile, assicurandosi che abbia le istruzioni e le autorizzazioni necessarie per farlo. Se lavori da solo/a, questa opzione semplicemente non c'è: meglio concentrarsi sulle altre due
- comunicarla al* cliente, concordando per iscritto uno slittamento dei termini, se il contratto lo consente e si è d'accordo.
Quello che invece non funziona è non fare nulla e sperare che non ce ne si accorga. Il mancato rispetto di una scadenza contrattuale, anche in agosto, può generare responsabilità. L'assenza non è di per sé una causa di esonero, salvo che il contratto non lo preveda espressamente.
Se hai servizi in corso che durante l'estate vengono erogati in modo ridotto o sospeso, regolalo per iscritto prima di partire: una semplice comunicazione scritta concordata vale molto più di una conversazione telefonica di cui non resterà traccia.
04. I dati della clientela restano tuoi, anche in spiaggia
Lo scorso anno abbiamo dedicato un intero articolo sul blog alla protezione dei dati personali durante le ferie: misure organizzative, misure tecniche e controlli al rientro. Se non lo hai ancora letto, ti consigliamo di farlo (lo trovi qui).
In questo articolo torniamo sul tema da un'angolazione diversa: non le misure da adottare, ma le responsabilità che continuano durante l'assenza e come gestirle.
Se gestisci dati personali di clienti (e certamente lo fai), la tua assenza non sospende gli obblighi che ne derivano, perché gli obblighi del GDPR non vanno in vacanza.
Se hai una persona delegata o collaboratrice che gestisce la tua attività durante l'assenza, il punto più critico è questo: chi accede ai dati deve avere un'autorizzazione formale e specifica per farlo. Non basta un accordo verbale e questo significa definire per iscritto a quali dati può accedere, con quale strumento e per quale finalità, e creare accessi dedicati da revocare al rientro, senza condividere le proprie credenziali personali.
Se invece lavori da solo/a e non hai nessuno che ti sostituisce, il tema degli accessi non si pone ma restano validi tutti gli altri obblighi.
In entrambi i casi, alcuni controlli sono necessari prima di partire:
- verificare che il backup dei dati sia aggiornato. Non è solo una buona pratica: è un obbligo preciso nell'ambito delle misure di sicurezza previste dal GDPR
- prestare attenzione all'accesso da remoto durante le ferie. Se controlli e-mail o gestionali da smartphone o pc in viaggio, fallo sempre attraverso connessioni sicure. Le reti Wi-Fi pubbliche non offrono garanzie di sicurezza e possono esporre i dati a rischi concreti
- sapere cosa fare se si verifica un problema. Se durante la tua assenza emerge una violazione o un accesso non autorizzato, i termini per la gestione dell'incidente continuano a decorrere. Avere un piano minimo, anche solo sapere chi chiamare e cosa fare, vale più di qualsiasi altra precauzione (trovi un nostro recente approfondimento su cosa fare in caso di data breach qui)
05. Partire bene è già metà del riposo
C'è un modo per godersi meglio le ferie: sapere che, prima di partire, hai fatto quello che dovevi fare. Non si tratta di non staccare mai, ma di riconoscere che alcuni obblighi continuano a esserci anche mentre sei altrove e che gestirli in anticipo è molto più semplice che affrontarli al rientro.
Chi organizza bene la partenza torna con la testa libera perché sa di aver presidiato i problemi.
La responsabilità non è un peso da nascondere sotto l'ombrellone e quando la gestisci bene può pesare un po’ meno.
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